Organizowanie spotkań to częste zadanie Project Managera. Może się wydawać, że jest to dosyć łatwe zadanie… ale nic bardziej mylnego. Samo spotkanie to wyzwanie, a jego zorganizowanie może zająć bardzo dużo czasu… O czym pamiętać? Co warto zrobić, aby spotkanie było efektywne? Poniżej kilka wskazówek…

To druga część… pierwszą znajdziesz tutaj

8. Ludzie w dzisiejszych czasach są bardzo zajęci jak sam/a po sobie wiesz czytamy jedynie nagłówki – ułamek sekundy decyduje co zrobimy dalej, ilość wiadomości jakie otrzymujemy jest bardzo duża, więc warto nazywać spotkania zgodnie z ich celem, kwintesencją tego co ma się zadziać.

9. W spotkaniu możemy poprosić, aby uczestnicy odpowiedzieli czy będą na spotkaniu przez funkcję odpowiedz.

10. Link do spotkania – powinien być po treści spotkania (czasami dostawałam spotkania z linkiem na samej górze, hm nigdy nie zdarzyło mi się przeczytać treści w zaproszeniu bo po prostu jej nie widziałam).

11. Załączniki do spotkania – jeśli są jakieś materiały, z którymi uczestnicy powinni się zapoznać przed spotkaniem to oczywiście można je załączyć do spotkania – niestety szansa, że ktoś serio porządnie je przejrzy jest marna… może zdarzą się jednostki, które zajrzą chwilę przed spotkaniem.

Zatem jeśli coś załączam, to zawsze na starcie mówię o czym były załączniki. Jeśli są ważne, kluczowe to przewiduje czas na spotkaniu aby pokazać najważniejsze kwestie.

12. Na starcie spotkania – zawsze wprowadzam w temat i cel spotkania. Nie rzucam od razu konkretnego pytania bo jedyne co ludzie wtedy pomyślą będzie „yyy ale o co chodzi?”. Oczywiście w idealnym świecie można tak robić, ale wiemy jak jest. Każdy z nas ma na głowie masę spraw, każdy dzień jest inny, różne emocje itd. itp.. więc zawsze staram się przeprowadzić ludzi od ogółu do szczegółu.

13.  Koniec spotkania – ostatnie minuty spotkania, warto wykorzystać na podsumowanie oraz na pytania od uczestników. Podsumowanie to nic innego jak to co udało się ustalić na spotkaniu i podkreślenie jakie tematy będą kontynuowane dalej np. Marek czekamy na informacje od Ciebie w zakresie strategii marketingowej”. Co więcej na podsumowaniu spotkania? Pytania! „Czy są jakieś pytania? Czy wszystko jest jasne?”.

A Ty masz jakieś wypracowane przez siebie sposoby na dobre spotkanie? 🙂