Organizowanie spotkań to częste zadanie Project Managera. Może się wydawać, że jest to dosyć łatwe zadanie… ale nic bardziej mylnego. Samo spotkanie to wyzwanie, a jego zorganizowanie może zająć bardzo dużo czasu… O czym pamiętać? Co warto zrobić, aby spotkanie było efektywne? Poniżej kilka wskazówek…

Zanim organizuję spotkanie – zadaję sobie najpierw pytanie: Czy naprawdę musimy się spotkać? Tak! To ważne pytanie, bo w dzisiejszych czasach mam wrażenie, że forma spotkania jest po prostu nadużywana.

Załóżmy jednak, że tak musimy się spotkać…. Musimy? Dlaczego? I tu przechodzimy to pierwszego punktu (1) cel spotkania – w jakim celu się spotykamy? Następnie skoro mamy już punkt startowy myślę (2) jak chce, aby to spotkanie się zakończyło (co chcę mieć „w garści” po zakończeniu spotkania?). Zwróć uwagę, że to nie zawsze pokrywa się z celem spotkania J Przykład: celem spotkania jest ustalenie strategii marketingowej dla nowego produktu, a to co chcę mieć po pierwszym spotkaniu to: wstępny zarys, wstępny termin na realizację pierwszych kroków oraz wyznaczoną osobę odpowiedzialną za strategię.  

(3) Kto musi być na tym spotkaniu, aby udało się powyższe?! Warto pamiętać, że im większa liczba osób na spotkaniu tym trudniej będzie prowadzić spotkanie. 

Jeśli spotkanie jest z cyklu tych trudnych/ważnych (4) – często na starcie pytam: chciałabym aby po tym spotkaniu każdy z Was pomyślał: „to było dobre i ważne spotkanie” co musi się wydarzyć na tym spotkaniu abyście właśnie tak pomyśleli? – można poprosić aby każdy zapisał to na kartce, następnie kartki zbieram i czytam kolejno – jednocześnie komentując. Zdarzyło mi się już kilka razy, że dana osoba miała zupełnie inne oczekiwania co do spotkania – takie ćwiczenie na starcie pięknie porządkuje takie kwestie.

Na jak długo zaplanować spotkanie (5)?! Moje ulubione trwają 15 – 30 min to taki czas kiedy prawie nikt się nie spóźni i wszyscy są w stanie utrzymać skupienie. Jeśli temat spotkania jest trudny – dbam, aby spotkanie nie było na przykład przed obiadem… Tak, to jest ważne. Przed obiadem, ludzie często są już zmęczeni i rozdrażnieni i myślą tylko o obiedzie – także jeśli spotkanie to raczej po a nie przed lanczykiem.

Agenda spotkania (6) tak po co się spotykamy i co będziemy robić – nie musi to być referat, ale krótkie, konkretne punkty ułatwią życie (proszę nie wysyłajmy spotkań gdzie jest tylko tytuł maila a zamierzamy omawiać konkretne tematy, dla których jest miejsce właśnie w agendzie :). Kolejna wskazówka dla tych spotkań z cyklu ważnych/trudnych (7) – dla pewności wysyłam mail dzień wcześniej z przypomnieniem, że jutro ważne spotkanie: piszę o czym będziemy rozmawiać i proszę, aby jeśli komuś zmieniły się plany i go nie będzie to prośba o info zwrotne.

W sumie mogłabym pisać kolejne wskazówki… końca nie widać! Ok, powstanie druga a może nawet trzecia część tego wpisu 🙂

***c.d.n ***